Polityka Prywatności

1. Kto i za co odpowiada

Onlist działa w dwóch rolach, zależnie od tego, czyich danych dotyczy przetwarzanie.

Administratorem danych kont użytkowników Platformy oraz danych kontaktowych naszych klientów jest OSURMO Bartłomiej Surma, ul. Imielińska 9, 02-710 Warszawa. Kontakt w sprawach ochrony danych: privacy@onlist.pl.

Podmiotem przetwarzającym jesteśmy w odniesieniu do danych uczestników wydarzeń — gości, przedstawicieli mediów, fotografów — przetwarzanych w Platformie na zlecenie organizatora. Administratorem tych danych jest organizator wydarzenia, a my przetwarzamy je wyłącznie na jego udokumentowane polecenie, na podstawie zawartej z nim umowy powierzenia. Żądania dotyczące tych danych kierujcie do organizatora; jeśli trafią do nas, przekażemy je administratorowi.

2. Zakres zbieranych danych

Jako administrator przetwarzamy:

• Dane konta: imię, nazwisko, adres email, telefon
• Dane organizacji: nazwa firmy
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, logi dostępu
• Dane z formularza kontaktowego na stronie startowej („zostaw adres, odpiszemy"): sam adres e-mail — innych pól ten formularz nie ma
• Rejestr zgód marketingowych: adres e-mail, data udzielenia zgody, treść klauzuli i data ewentualnego wycofania

Jako podmiot przetwarzający, na zlecenie organizatora, przetwarzamy:

• Dane zgłoszeń medialnych: redakcja, typ medium, funkcja, planowana relacja, linki do publikacji
• Dane wydarzenia: lista gości, statusy check-in

3. Cel przetwarzania danych

Jako administrator przetwarzamy dane w następujących celach:

• Świadczenie usług platformy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
• Obsługa i bezpieczeństwo kont
• Analityka i ulepszanie usługi
• Rozliczenia i obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Odpowiedź na zgłoszenie. Adres e-mail z formularza kontaktowego na stronie startowej przetwarzamy po to, żeby odpisać na zgłoszenie i — jeśli o to poprosisz — przygotować wycenę, czyli w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Podanie adresu jest dobrowolne, ale bez niego nie mamy jak odpisać.

Kontakt handlowy. Formularz na stronie startowej nie zbiera zgody marketingowej — nie ma w nim takiego pola. Zgodę zbiera wyłącznie formularz kontaktowy, który jest obecnie niedostępny; jeśli go wypełnisz, gdy wróci, zaznaczenie zgody jest dobrowolne i nie wpływa na odpowiedź na Twoje zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Udzielenie zgody odnotowujemy w rejestrze: zapisujemy adres e-mail, datę, treść klauzuli, na którą zgoda została udzielona, oraz datę jej ewentualnego wycofania. Rejestr służy wyłącznie wykazaniu, że zgoda istniała — nie używamy go do profilowania. Zgody zaznaczone wcześniej honorujemy nadal. Wycofać zgodę możesz w każdej chwili — linkiem „wypisz się" w wiadomościach marketingowych albo odpowiadając na dowolną naszą wiadomość.

Jako podmiot przetwarzający, na zlecenie organizatora, działamy w następujących celach:

• Obsługa akredytacji i check-inów
• Wysyłka zaproszeń i powiadomień

Cel i podstawę prawną tego przetwarzania wskazuje organizator jako administrator danych uczestników — nie ustalamy dla nich własnej podstawy prawnej.

4. Udostępnianie danych

Dane mogą być udostępniane podmiotom przetwarzającym: Supabase (baza danych), Vercel (hosting i analityka), Resend (wysyłka e-maili, pomiar doręczeń, otwarć i kliknięć), home.pl (skrzynki pocztowe). Dane nie są przekazywane do krajów trzecich bez odpowiednich zabezpieczeń.

5. Prawa użytkownika (RODO)

• Prawo dostępu do danych
• Prawo do sprostowania danych
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym")
• Prawo do ograniczenia przetwarzania
• Prawo do przenoszenia danych
• Prawo do wniesienia sprzeciwu
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (UODO)

Powyższe prawa realizuje się wobec nas w zakresie danych, których jesteśmy administratorem — zgodnie z podziałem ról opisanym w §1. W zakresie danych uczestników wydarzeń, których administratorem jest organizator, wnioski kierowane są do niego; te, które mimo to trafią do nas, przekażemy organizatorowi.

6. Pliki cookies

Platforma wykorzystuje pliki cookies i pamięć przeglądarki niezbędne do prawidłowego działania (sesja, uwierzytelnianie, praca offline). Narzędzia analityczne uruchamiamy dopiero po wyrażeniu zgody w bannerze wyświetlanym przy pierwszej wizycie — wybór „Tylko niezbędne" wyłącza je w całości.

7. Okres przechowywania danych

Dane przechowywane są przez okres korzystania z usługi oraz przez okres wymagany przepisami prawa po zakończeniu korzystania z usługi.

W zakresie danych przetwarzanych na zlecenie organizatora okres przechowywania wyznacza organizator jako ich administrator. Po zakończeniu umowy z organizatorem usuwamy te dane albo zwracamy mu je — zależnie od jego decyzji.

Adres e-mail z formularza na stronie startowej zapisujemy w dwóch miejscach naraz: trafia na naszą skrzynkę pocztową oraz do naszej bazy danych (Supabase — dostawca wymieniony w §4). Przechowujemy go przez czas prowadzenia korespondencji, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych z ustaleniami poczynionymi na etapie ofertowym. Żądanie usunięcia realizujemy w obu tych miejscach.

Zgoda na kontakt handlowy obowiązuje do czasu jej wycofania. Możesz ją wycofać w każdej chwili, linkiem „wypisz się" w wiadomościach marketingowych albo odpowiadając na dowolną naszą wiadomość.

Rejestr zgód marketingowych, czyli dowód udzielenia zgody, przechowujemy tak długo, jak zgoda pozostaje podstawą wysyłki, a po jej wycofaniu przez czas potrzebny do wykazania, że wcześniejsza wysyłka miała podstawę prawną.